Выгрузка актов выполненных работ в 1С

К PublisherCRM прилагаются готовые обработки для экспорта данных из PublisherCRM в 1С.

Настройка экспорта

Обработки находятся в папке программы, в каталогах 1С7.7 и 1С8.2. Открыть их местоположение можно через меню «Бухгалтерия» — «Обработки 1С»:
Обработки 1С

Выгружать акты выполненных работ можно в 2 форматах: кратком (когда во всех актах просто стоит наименование, например, «Размещение рекламы в издании «Газета») и в полном — в соответствии со справочниками номенклатуры.
Мы советуем использовать краткий формат, т.к. его достаточно для сдачи отчетности и нет необходимости тщательно синхронизировать множество названий элементов прайсов между CRM и 1С.

Настраивается формат выгрузки в меню «Настройки» — «Параметры», вкладка «Документы»:
Настройки экспорта актов выполненных работ
Рекомендуем использовать опцию «Экспортировать только сами документы».

Опция «Экспортировать документы с рекламой только указанных групп» используется для исключения специализированной рекламы, например вы можете исключить экспорт актов с рекламой по бартеру и внутренней рекламой. Справочник групп скидок рекламы настраивается через меню «Справочники» — «Группы скидок». В карточке рекламы он находится в выделенном месте:
Карточка рекламы
Таким образом если вы поставите в настройках, например, группы «Полная» и «Скидка за количество», то акты с рекламой с группами «Бартер», «Внутренняя» в 1С не попадут. Если вы оставите поле пустым, в 1С будут экспортированы все акты.

Экспорт актов выполненных работ

Для экспорта актов мы заходим в раздел «Документы» и выбираем нужные нам акты. Для удобства можно использовать фильтр по датам. Чтобы выбрать сразу все документы, видимые в разделе используйте сочетание Ctrl+A или выбор мышью с помощью клавиш Ctrl или Shift.
Выбор актов выполненных работ
И нажимаем меню «Действия» — «Экспорт документов в 1С». Выбираем место сохранения файла.
Экспорт документов в 1С

Далее заходим в 1С и открываем (меню «Файл» — «Открыть») нужную нам обработку (1С 7.7 или 1С 8.2). В обработке открываем сохраненный нами ранее файл xml.
Обработка загрузит акты выполненных работ в 1С и проведет их. Если контрагент уже есть в 1С, обработка найдет его по ИНН, если нет — автоматически создаст.
Если вы работаете с частными лицами, у которых нет ИНН, в юридических реквизитах компании (Карточка компании, вкладка «Реквизиты») в PublisherCRM используйте форму собственности «ЧЛ» (частное лицо). В этом случае обработка не будет проверять ИНН, а попробует найти контрагента по точному наименованию:
Карточка ЧЛ

Если у вас используется 1С другой версии или вы вносили изменения в конфигурацию и обработка выдает ошибки, сделайте сохранение конфигурации 1С в файл и отправьте его в нашу техподдержку по адресу info@publishercrm.ru

Пометка документов на удаление

Бывает, что необходимо отметить документы (счета) на удаление. Например, клиент сообщил, что передумал заказывать рекламу в текущий номер, а счет на нее уже выписан. Или счет был выписан на одну сумму, а клиент пожелал изменить условия заказа, в связи с чем и цена на рекламу изменилась. Таким образом, для того, чтобы не удалять неактуальный счет насовсем, можно пометить его на удаление.

Для того, чтобы можно было помечать документы на удаление, из любого раздела заходим в меню «Настройки» и выбираем «Параметры»:

Далее заходим во вкладку «Документы» и ставим галочку «Отмечать документы на удаление»:

 

Теперь, всякий раз, когда мы будем удалять какой-либо документ, он будет отмечаться в таблице черным цветом и помечаться как удаленный:

Точно так же, при помощи галочки «При удалении документов отмечать рекламу отмененной», можно задать программе условие, чтобы при удалении счетов она отмечала относящуюся к ним рекламу отмененной:

Это делается для того, чтобы после удаления счета не возникало путаницы с той рекламой, за которую клиент еще не заплатил, и с той, которая отменена. При этом у рекламы появится статус «Отменен» в графе состояния, выделенный красным цветом:

Можно также задать команду удалять рекламу при удалении счетов. Для этого необходимо поставить галочку «При удалении документов удалять рекламу»:

При отсутствии всех вышеперечисленных галочек, при удалении документов, программа и так будет каждый раз спрашивать что делать с рекламой, прикрепленной к ним:

Удаление отмеченных на удаление документов

Для того, чтобы окончательно удалить счета, которые мы ранее отмечали на удаление, необходимо зайти в меню «Бухгалтерия» и выбрать пункт «Удаление отмеченных на удаление документов». Этот пункт доступен только в том случае, если мы ставили галочку «Отмечать документы на удаление» в меню «Настройки» — «Параметры» — «Документы» и с тех пор хотя бы раз перезапускали программу:

Далее отмечаем галочками те документы, которые мы хотим удалить, или нажимаем «Выбрать все», и затем «Удалить полностью»:

Формирование акта выполненных работ на основе рекламы

Как правило, счета за рекламу выписываются сразу за несколько месяцев публикаций, после выхода которых формируются  акты выполненных работ. Однако в том случае,  если клиент просит выписывать акты выполненных работ ежемесячно или ежеквартально, то их можно привязывать не к счетам, а к отдельным публикациям, которые уже прошли.

Для того, чтобы составить акт выполненных работ на основе рекламы, необходимо в разделе «Реклама» выделить необходимые пункты (публикации):

Затем нажать «Действия» и выбрать пункт «Создать акт»:

Далее в окне нового акта нажать “Печать”:

Таким образом программа сформирует готовый акт выполненных работ на основе конкретной рекламы:

Оплата нескольких счетов за один платеж

Бывает так, что клиент вносит деньги на оплату нескольких счетов, и их количество превышает необходимую сумму. В этом случае данные о платеже заносятся в базу следующим образом: Сначала в разделе «Финансы» нажимаем «Приход»:

Затем в окне оплаты нажимаем на гиперссылку «Выбор документа»:

Появляется окно, в котором мы выделяем оплаченные счета и нажимаем «Ок»:

Далее программа сама подставляет все данные счетов в окно оплаты. Для того, чтобы сообщить программе о том, что клиент переплатил и внес, например, не 789 руб. на оплату, а 1000 руб., то эту сумму необходимо ввести в окно «Сумма платежа» и нажать «Ок»:

Таким образом в колонке «Остаток» раздела Финансов будет отражено количество переплаченных денег:

Остаток можно, например, распределить на другие счета, для этого в разделе «Финансы» кликаем два раза на оплату:

В окне оплаты мы увидим данные счетов, которые уже отмечены нами как оплаченные. Далее необходимо снова нажать «Выбор документа»:

В появившемся окне выбираем счет. Допустим, остатка в 211 руб. недостаточно, чтобы оплатить следующий счет, но мы все равно можем его выбрать, в этом случае он будет частично оплачен. Выделяем его и нажимаем «Ок»:

В следующем окне также нажимаем «Ок»:

Теперь в разделе «Финансы» мы увидим, что остаток равен нулю:

А в разделе «Документы» будет отмечено, что выбранный нами счет частично оплачен:

Также, если мы выделим этот счет и нажмем «Изменить», то в карточке этого счета будет отмечена точная сумма: сколько средств уже внесено и сколько осталось внести:

Отмена оплаты счета

В том случае, если какой-то счет был оплачен по ошибке, то для того, чтобы отменить его оплату, нужно:

В разделе «Финансы» удалить строку оплаты, выделив ее и нажав «Удалить»:

Однако в разделе «Документы» мы все еще можем видеть наш счет с галочкой в колонке оплаты:

Поэтому мы выделяем этот счет и нажимаем «Изменить»:

Появляется карточка счета, где необходимо убрать галочку «Оплачен полностью» или «Оплачен на сумму» и удалить сумму оплаты в окне ниже. Нажать «Сохранить»:

Таким образом в разделе «Документы» мы увидим, что в строке нашего счета больше не стоит галочка в колонке оплаты:

Оплата счетов

Для того, чтобы сообщить программе о том, что счет оплачен,необходимо зайти в раздел «Финансы» и нажать «Приход»:

Далее в окне оплаты проходим по гиперссылке «Выбор документа»:

В окне «Выбор счета» выделяем необходимый счет и нажимаем «Ок»:

Программа подставляет все данные счета в окно «Оплата». Теперь, нажимая на кнопку «Ок», мы сообщаем ей о том, что счет оплачен:

Информация об оплате счетов отобразится в разделах «Финансы» и «Документы»:

Акты сверки

В PublisherCRM предусмотрено 3 вида акта сверки — «Акт сверки рекламы», «Акт сверки счетов» и «Акт сверки актов выполненных работ»

В разделе «Компании» ищем нужную нам компанию, нажимаем «Отчеты» и выбираем нужный акт сверки.

Выбираем параметры:

Получаем отчет:

В отчет входят: вся вышедшая реклама и оплаты (при выборе «Акт сверки рекламы») или все счета и оплаты (при выборе «Акт сверки счетов»).

Импорт оплат из банк-клиента

Заходим в раздел «Финансы». Нажимаем меню «Действия» — «Импорт оплат из банк-клиента»

Выбираем формат (банк клиенты обычно используют форматы csv или xml, также подходят файлы экспортированные для 1С).
Выбираем файл, сэкспортированный из банк-клиента.

Сохраняем:

Если оплата выделена красным, значит программе не удалось найти конкретную компанию и конкретный счет (поиск осуществляется по ИНН, введенному в карточку компании). В этом случае открываем карточку оплаты и выбираем компанию и счет вручную.

Формирование акта выполненных работ на основе счета

В разделе «Документы» выберите счет (или несколько счетов) и нажмите «Новый акт»

При необходимости можно удалить лишние элементы из акта.
В карточке акта нажмите «Печать»

Для того, чтобы выбрать все счета, по которым надо выписать акты, выберите в разделе «Документы» нужный период, и в левой вкладке выберите пункт «С заканчивающимися публикациями за выбранный период».


Акты можно выписывать сразу на несколько счетов разных компаний.

Примечание для Администратора:
Если необходимо, чтобы Менеджеры сами могли выписывать акты, нужно разрешить доступ в меню «Настройки» — «Параметры», раздел «Документы».