Добавление доставки издания

Заходим в раздел «Компании», выбираем нужные фирмы:
Выбор компаний
Нажимаем «Действия» — «Создать задачи для доставки изданий»:
2014-06-04 23-52-42
Выбор
Нажатием на ссылку «Издания» выбираем номера газет (журналов):
Параметры
Выбор номеров газет
Выбранные номера
После нажатия кнопки «Сохранить» программа создаст задачи:
Созданные задачи
Их можно увидеть в разделе «Задачи»:
Задачи на доставку
В разделе «Компании» можно нажать правой клавишей на заголовок любого столбца и выбрать пункт «Выбор колонок»:
Выбор колонок
и перетащить колонку «Последние доставки» к остальным:
Колонки
Теперь мы видим последние доставки компаний:
Доставки
(Чтобы сохранить настройки колонок нажмите меню «Настройки» — «Сохранить вид»)

Так же, нажав на любую из компаний в нижнем окне «События» мы видим доставки компании:
События компании

Задачи на доставку мы можем в любой момент распечатать.
Для этого заходим в раздел «Задачи», выбираем нужный период:
Выбор периода
И нажимаем меню «Отчеты» — «Маршрутный лист»:
Отчеты - Маршрутный лист
Маршрутный лист
Результат можно распечатать или сэкспортировать, например в PDF или Excel

Количество экземпляров издания задается в карточке адреса компании (открываем любую компанию, вкладка «Адреса», нажимаем «Изменить» или «Добавить»:
Количество экземпляров для доставки

Реклама произвольного размера и цены

Создаем новый счет, выбираем компанию, добавляем рекламу (тип — Модуль):
Создание счета
Добавление рекламы

Выбираем:

  • Номера выходов
  • Категорию цены
  • Ставим галочку «Редактирование цены» и вписываем цену
  • Нажимаем на гиперссылку «Площадь» и вводим нужное значение площади

Нажимаем «Ок» и «Сформировать счет»:
Счет

Организация рассылок через сервисы Печкин-mail.ru и unisender.com

Заходим в раздел «Компании», выбираем нужные компании, нажимаем меню «Отчеты» — «E-mail» — «Сохранить в xls или txt файл»:

Появляется меню с предложением выбрать все компании или только выделенные:

Далее выбираем параметры экспорта:

При открытии xls файла может появиться предупреждение:

Но файл открывается нормально:

Файл в формате xls вы можете загрузить на сервис Печкин-mail:

Далее выберите соответствие столбцов: 1-й столбец — e-mail, 2-й — имя, 3-й — название компании
Результат:

Файл в формате txt вы можете загрузить на сервис unisender.com:

Выберите соответствие столбцов:

Результат:

Изменение размеров рекламы

Ситуация: клиент сделал заказ на рекламу, например 40×40 мм. в номера с 40 по 43


Дизайнер сверстал модуль и он вышел в номере 40:

Клиент попросил в дальнейшем ее увеличить до 84×40 мм.
Менеджер открывает рекламу 41 номера и меняет ее размер и статус с «продленный» на «измененный»:

И подтверждает изменения размера во всех дальнейших выпусках:

Дизайнер видит в своей программе что рекламу необходимо изменить:

При открытии этой рекламы дизайнер видит предупреждение о изменении размера.

Изменение и продление рекламы. Сложные случаи

Бывает так, что в рекламу, которая выходит на протяжении нескольких номеров, требуется внести изменения. Допустим, мы создаем рекламу, которая должна выйти в десяти публикациях подряд:

Мы создаем рекламу, которая будет выходить в номерах выходов с 13-го по 22-й:

Данные о ней отобразятся в таблице раздела:

Также и дизайнер сможет увидеть эти модули, первый из которых имеет статус «Новый», а все остальные являются его потомками, то есть когда дизайнер сверстает первый модуль, все остальные будут отображаться как точные его копии:

Также система предусматривает, что модули-потомки ссылаются каждый друг на друга по цепочке: от первого, который выходит в самой ранней публикации и до последнего. Таким образом, если нам будет нужно, например, поменять что-то в модулях, начиная с пятого и заканчивая десятым, то мы зайдем в карточку пятого модуля (под номером 17) и изменим статус с «Продленного» на «Измененный», можно написать примечание для дизайнера:

После того, как дизайнер внесет изменения в верстку модуля под номером 17, дальнейшие модули (под номерами 18, 19, 20, 21 и 22), будучи его потомками, изменятся под него.

Нам понадобилось изменить номер телефона в объявлении для 17-го и последующих номеров, теперь объявления под номерами 13, 14, 15, и 16 остались со старым макетом,  а номера 17, 18, 19, 20, 21 и 22 получили измененный вариант:

Карточка контакта

См. также статью по созданию новых сотрудников.

Для того, чтобы добавить новый контакт, заходим в раздел «Контакты» и нажимаем кнопку «Добавить»:

Появляется карточка, в которую мы вводим основные данные (ФИО, обращение, контактные телефоны, email и описание):

В правой части в поле «Сотрудник» можно выбрать сотрудника, ответственного за переговоры с данным контактом (иными словами есть возможность создавать контакты для других сотрудников); при помощи кнопки с троеточием, выбираем компанию, к которой относится контакт; можно поставить галочку «Основной контакт компании» (если это основное контактное лицо данной компании):

Чуть ниже можно ввести день рождения контакта и его значимость:

ЛПР (лицо, принимающее решение) — основной контакт, принимающий решения в компании. Как правило, это директор.

ЛВР (лицо, влияющее на решение) — контакт, который влияет на принятие решений, это может быть, например, главный бухгалтер, чья подпись ставится рядом с подписью директора.

ЛГР (лицо, гарантирующее решение) — контакт, ответственный за подготовку необходимых документов для оформления соглашений после того, как решение было принято. Как правило, это менеджеры или секретари компании.

Наконец, выбираем вид должности контакта (разные виды должностей вводятся через меню Справочники — Должности — Добавить), вручную вводится точное название должности, выбирается департамент (виды департаментов также заносятся в систему через меню Справочники — Департаменты — Добавить), можно загрузить фото контакта:

Также, при помощи вкладки «Паспорт» есть возможность ввести паспортные данные контакта для составления договоров, они доступны не только Администратору, но и всем Менеджерам:

Работа с разделом статистики

Раздел «Статистика» позволяет отслеживать самую разную информацию о работе с программой. Его можно разделить на две части: Первая — вкладка «Отчеты» — помогает получать нужную информацию в виде отчетов, вторая — другие вкладки по общей статистике, финансам, задачам и т.д. — позволяет выбрать параметры отображения статистической информации и просматривать данные в виде графиков и таблиц.

Отчеты

Во вкладке «Отчеты» доступно 6 видов отчетов: о неоплаченных счетах, о звонках в компании, о балансе компаний, о выполнении норм менеджерами по количеству звонков, о заканчивающихся публикациях и о статистике объема номеров. Чтобы сформировать отчет, выделяем его и нажимаем на кнопку «Отчет»:

Появляется окно, где необходимо указать параметры отчета. Например, мы выбрали «Прошлый год», затем выделили из списка сотрудников Администратора, нажали «Добавить» и «Ок»:

В итоге программа выдала отчет:

Редактирование бланков отчетов

Если вам захочется внести изменения в бланк отчета, выделите его и нажмите «Изменить»:

Далее нажмите на кнопку редактирования (Edit Page):

Программа откроет бланк отчета в редакторе Fast Report, где двойной щелчок по любому полю открывает окно редактирования:

Статистические данные

В верхней части раздела вы можете выбрать период и сотрудника, чтобы изначально конкретизировать запрос о данных статистики. Например, можно выбрать «Текущий год», и во вкладках будет отображаться информация только за текущий год. Точно так же, если выбрать конкретного сотрудника, то мы получим информацию исключительно по этому сотруднику:

Во вкладках раздела, относящихся к статистической части, после выбора периода и сотрудника необходимо нажать «Обновить» и программа при помощи таблицы или графика покажет нужный отчет.

Вкладка «Финансы»

Во вкладке «Финансы», в нижней части графика, подписаны даты выходов, а сбоку — стоимость рекламы в рублях. Также разными цветами отмечены: Финансы (сумма средств, внесенных за рекламу данного выхода), Счета (общая сумма средств по счетам выхода), Реклама Базовая (сумма средств за рекламу по прайсу), Реклама Факт (фактическая стоимость всей рекламы выхода, со скидками и наценками) и Средний Счет (сумма среднего счета за рекламу данного выхода):

Все эти данные можно увидеть в виде таблицы, переключив вкладку в левой части:

Вкладка «Общая статистика»

В этой вкладке дается информация по статистике звонков, документов и работы за неделю. Здесь можно увидеть сколько звонков было совершено каждым из сотрудников, сколько счетов выписано, а также общее количество созданной за неделю рекламы, договоров, компаний и т.д.:

Вкладка «Задачи»

Во вкладке «Задачи» по месяцам расписано количество выполненных, назначенных, просроченных и невыполненных задач:

Вкладка «Работа сотрудников»

Здесь можно найти подробную информацию о рекламе, задачах, счетах, договорах и т.д. по каждому сотруднику в виде таблицы:

Вкладка «Топ компаний»

В этой вкладке в виде графика представлена информация о том, какие компании внесли больше всего средств и заказали больше всего рекламы:

Вкладка «Топ менеджеров»

Во вкладке «Топ менеджеров» также видно у кого из сотрудников наибольшее количество заказанной рекламы, внесенных финансов и счетов:

Отчет о графике публикаций

Программа может составить график публикаций одной или нескольких компаний. Данный график позволяет проследить в каких изданиях (выходах) была опубликована реклама той или иной компании, стоимость этой рекламы и срок окончания публикации.

Чтобы программа сформировала график, нужно зайти в раздел «Компании», и выделить нужные пункты:

Затем заходим в меню «Отчеты»  и нажимаем «График публикаций»:

Далее выставляем диапазон дат, например, с октября по декабрь:

Выбираем параметр стоимости рекламы:

В итоге программа отображает график выходов в соответствии с выбранными параметрами:

По графику четко видно в каких компаниях закончились публикации.

Карточка компании

Для того, чтобы создать компанию (занести в базу данных информацию о новой компании), в разделе «Компании» нажимаем «Новая»:

В верхней части карточки компании можно ввести ее название, статус (клиент, потенциальный клиент, поставщик, партнер, распространение), отрасль и специализацию. Также доступна функция загрузки логотипа и поиска двойников, на случай, если данная компания уже есть в базе:

Во вкладке «Основное» всегда высвечивается сумма всех проплат компании (или сумма задолженности) и среднего заказа. Также  здесь можно указать контактные данные (телефон, факс, e-mail, сайт):

В карточке можно указать скидку компании, добавить дополнительное описание, или отметить каким-нибудь цветом:

В правой части вкладки указана информация о сотруднике, за которым закреплена компания, и контакты компании:

Для того, чтобы отредактировать один из контактов, необходимо выделить его и нажать «Открыть», после чего появится карточка контакта:

В поле «Автор» указано имя человека, который первым внес информацию о компании в базу данных. Это помогает избежать возникновения конфликтов между менеджерами. Галочка «Поместить на удаление» помогает менеджерам отметить компании, которые подлежат удалению. При этом менеджер не может сам удалять компании (эта функция закрыта для менеджеров). Таким образом администратор или руководитель просматривает все компании на удаление и сам их удаляет, чтобы никакая информация не была утеряна. Галочка «Отказ» носит информативный характер, она используется в том случае, если какая-либо компания активно отказывается от сотрудничества. В дальнейшем ее могут передать другому менеджеру или удалить из списка потенциальных клиентов:

Чтобы не забыть, откуда взялась информация о компании, можно указать название справочника или сайта в поле «Информация из». Также, можно включить данную компанию в какой-либо проект, это поможет легко найти ее и выделить из общего списка компаний:

Во вкладке «Реквизиты» содержится информация о компании как о юридическом лице. Для того, чтобы открыть окно редактирования данных, можно кликнуть два раза на строку с названием, или выделить ее и нажать «Изменить» в нижней части карточки. Также можно удалить данные о юридическом лице, или добавить новое при помощи кнопок «Добавить» и «Удалить»:

В карточку юридического лица можно ввести название компании, ее юридический адрес и все необходимые данные для банковских оплат (ИНН, КПП, Р/счет, БИК, Банк, К/счет, ОГРН, ОКПО и данные по ИП):

Галочка «Автокавычки» позволяет выводить в общий список компаний только их названия, что значительно облегчает поиск по ним. То есть в общем списке компания, записанная как ООО Меридиан, будет числиться просто как «Меридиан». Галочку можно не ставить, если это не требуется (например, в случае с ИП):

Окно «Действует на основании» необходимо для заполнения соответствующего пункта в договоре между компанией-владельцем издания и компанией-рекламодателем. В поле «Основной поставщик» вводится название юридического лица, на имя которого поступают платежи за рекламу:

Галочка «Временно не работает» ставится тогда, когда все реквизиты компании  заполнены, но на данный момент перечислять на них деньги нельзя (например, когда меняют расчетный счет):

Галочка «Основной» помогает обозначить основное юридическое лицо компании:

Во вкладке «Дополнительные» содержится информация о поставщике. В поле «Получатель» вводится название компании, на счет которой приходят средства (оплата рекламы), а в поле «Адрес грузоотправителя» вводится адрес компании, производящей рекламную газету:

При помощи галочки «По умолчанию» мы отмечаем, что все средства по оплате рекламы принимаются на счет данного юридического лица. То есть, при выписке счетов, программа будет по умолчанию подставлять его данные в карточку счета:

Галочки «Счета» и «Приходники» ставятся, когда нам нужно выписывать счета и принимать приходники на имя данного юридического лица. В поле НДС указывается процент выплачиваемого НДС. В том случае, если НДС не выплачивается, то мы оставляем цифру ноль (если, например, компания работает по упрощенной схеме):

Поле «Идентификатор 1С» существует для экспорта и импорта данных в 1С. Идентификатор присваивается автоматически, но его всегда можно отредактировать с помощью этого поля:

Во вкладке «Адреса» помещается информация для курьеров (доставка документов) и точки распространения газеты (магазины, киоски). Для того, чтобы зайти в окно редактирования адреса, можно кликнуть на него два раза, или выделить и нажать «Изменить адрес» внизу окна. Также можно добавлять и удалять адреса при помощи кнопок «Добавить адрес» и «Удалить адрес»:

В карточку адреса можно ввести не только подробный адрес вместе с указанием метро и индекса, но такую важную информацию для курьера, как график работы компании, телефон, контактное лицо и примечание (например, «первый двор направо»):

Здесь же можно закрепить доставку документов для данной компании за определенным курьером и отметить при помощи галочки «Основной» главный офис компании (или основной адрес для доставки документов):

Во вкладку «Файлы» можно по необходимости загружать сканы учредительных документов компании (ИНН, Свидетельство о регистрации и т. п.), а также, например, логотип компании или образец стандартного договора. Для загрузки необходимо нажать на кнопку с троеточием в правой части поля «Добавить новый файл»:

Вкладка «История» помогает следить за всеми изменениями, которые производятся с данными компании с момента ее создания (отмечается имя сотрудника, который вносил изменения, когда это было и что изменилось). Каждое изменение записывается в виде отдельной строки, при нажатии на которую можно прочитать подробности в нижней части окна. Информацию из этого раздела нельзя удалить, благодаря чему все удаленные или измененные телефоны, адреса и названия всегда можно восстановить из истории. Не подлежат восстановлению только файлы:

Во вкладке «Статистика» можно указать тип компании (Компания, Агентство), категорию ее численности (сколько людей работает в компании) и ее значимость (высокая, средняя, низкая или VIP):

Также можно указать время работы компании и дату ее рождения. Галочка «не изготавливать рекламу» ставится в том случае, если компания всегда сама присылает рекламу (не нуждается в услугах дизайнера):

Остальные поля заполняются автоматически при нажатии на кнопку «Обновить статистику»:

В результате программа показывает общие статистические данные, такие как «Дата следующей задачи», «Баланс» и т. п. и данные по рекламе, такие как «Количество рекламы», «Проплат», «Дата последней публикации» и т. д.:

Для того, чтобы создать компанию (занести в базу данных информацию о новой компании), в разделе «Компании» нажимаем «Новая»:

В верхней части карточки компании можно ввести ее название, статус (клиент, потенциальный клиент, поставщик, партнер, распространение), отрасль и специализацию. Также доступна функция загрузки логотипа и поиска двойников, на случай, если данная компания уже есть в базе:

Во вкладке «Основное» всегда высвечивается сумма всех проплат компании (или сумма задолженности) и среднего заказа. Также  здесь можно указать контактные данные (телефон, факс, e-mail, сайт):

В карточке можно указать скидку компании, добавить дополнительное описание, или отметить каким-нибудь цветом:

В правой части вкладки указана информация о сотруднике, за которым закреплена компания, и контакты компании:

Для того, чтобы отредактировать один из контактов, необходимо выделить его и нажать «Открыть», после чего появится карточка контакта:

В поле «Автор» указано имя человека, который первым внес информацию о компании в базу данных. Это помогает избежать возникновения конфликтов между менеджерами. Галочка «Поместить на удаление» помогает менеджерам отметить компании, которые подлежат удалению. При этом менеджер не может сам удалять компании (эта функция закрыта для менеджеров). Таким образом администратор или руководитель просматривает все компании на удаление и сам их удаляет, чтобы никакая информация не была утеряна. Галочка «Отказ» носит информативный характер, она используется в том случае, если какая-либо компания активно отказывается от сотрудничества. В дальнейшем ее могут передать другому менеджеру или удалить из списка потенциальных клиентов:

Чтобы не забыть, откуда взялась информация о компании, можно указать название справочника или сайта в поле «Информация из». Также, можно включить данную компанию в какой-либо проект, это поможет легко находить их и выделять из общего списка компаний:

Во вкладке «Реквизиты» содержится информация о компании как о юридическом лице. Для того, чтобы открыть окно редактирования данных, можно кликнуть два раза на строку с названием, или выделить ее и нажать «Изменить» в нижней части карточки. Также можно удалить данные о юридическом лице, или добавить новое при помощи кнопок «Добавить» и «Удалить»:

В карточку юридического лица можно ввести название компании, ее юридический адрес и все необходимые данные для банковских оплат (ИНН, КПП, Р/счет, БИК, Банк, К/счет, ОГРН, ОКПО и данные по ИП):

Галочка «Автокавычки» позволяет выводить в общий список компаний только их названия, что значительно облегчает поиск по ним. То есть в общем списке компания, записанная как ООО Меридиан, будет числиться просто как «Меридиан». Галочку можно не ставить, если это не требуется (например, в случае с ИП):

Окно «Действует на основании» необходимо для заполнения соответствующего пункта в договоре между компанией-владельцем издания и компанией-рекламодателем. В поле «Основной поставщик» вводится название юридического лица, на имя которого поступают платежи за рекламу:

Галочка «Временно не работает» ставится тогда, когда все реквизиты компании  заполнены, но на данный момент перечислять на них деньги нельзя (например, когда меняют расчетный счет):

Галочка «Основной» помогает обозначить основное юридическое лицо компании:

Во вкладке «Дополнительные» содержится информация о поставщике. В поле «Получатель» вводится название компании, на счет которой приходят средства (оплата рекламы), а в поле «Адрес грузоотправителя» вводится адрес компании, производящей рекламную газету:

При помощи галочки «По умолчанию» мы отмечаем, что все средства по оплате рекламы принимаются на счет данного юридического лица. То есть, при выписке счетов, программа будет по умолчанию подставлять его данные в карточку счета:

Галочки «Счета» и «Приходники» ставятся, когда нам нужно выписывать счета и принимать приходники на имя данного юридического лица. В поле НДС указывается процент выплачиваемого НДС. В том случае, если НДС не выплачивается, то мы оставляем цифру ноль (если, например, компания работает по упрощенной схеме):

Поле «Идентификатор 1С» существует для экспорта и импорта данных в 1С. Идентификатор присваивается автоматически, но его всегда можно отредактировать с помощью этого поля:

Во вкладке «Адреса» помещается информация для курьеров (доставка документов) и точки распространения газеты (магазины, киоски). Для того, чтобы зайти в окно редактирования адреса, можно кликнуть на него два раза, или выделить и нажать «Изменить адрес» внизу окна. Также можно добавлять и удалять адреса при помощи кнопок «Добавить адрес» и «Удалить адрес»:

В карточку адреса можно ввести не только подробный адрес вместе с указанием метро и индекса, но такую важную информацию для курьера, как график работы компании, телефон, контактное лицо и примечание (например, «первый двор направо»):

Здесь же можно закрепить доставку документов для данной компании за определенным курьером и отметить при помощи галочки «Основной» главный офис компании (или основной адрес для доставки документов):

Во вкладку «Файлы» можно по необходимости загружать сканы учредительных документов компании (ИНН, Свидетельство о регистрации и т. п.), а также, например, логотип компании или образец стандартного договора. Для загрузки необходимо нажать на кнопку с троеточием в правой части поля «Добавить новый файл»:

Вкладка «История» помогает следить за всеми изменениями, которые производятся с данными компании с момента ее создания (отмечается имя сотрудника, который вносил изменения, когда это было и что изменилось). Каждое изменение записывается в виде отдельной строки, при нажатии на которую можно прочитать подробности в нижней части окна. Информацию из этого раздела нельзя удалить, благодаря чему все удаленные или измененные телефоны, адреса и названия всегда можно восстановить из истории. Не подлежат восстановлению только файлы:

Во вкладке «Статистика» можно указать тип компании (Компания, Агентство), категорию ее численности (сколько людей работает в компании) и ее значимость (высокая, средняя, низкая или VIP):

Также можно указать время работы компании и дату ее рождения. Галочка «не изготавливать рекламу» ставится в том случае, если компания всегда сама присылает рекламу (не нуждается в услугах дизайнера):

Остальные поля заполняются автоматически при нажатии на кнопку «Обновить статистику»:

В результате программа показывает общие статистические данные, такие как «Дата следующей задачи», «Баланс» и т. п. и данные по рекламе, такие как «Количество рекламы», «Проплат», «Дата последней публикации» и т. д.: