Карточка компании

Для того, чтобы создать компанию (занести в базу данных информацию о новой компании), в разделе «Компании» нажимаем «Новая»:

В верхней части карточки компании можно ввести ее название, статус (клиент, потенциальный клиент, поставщик, партнер, распространение), отрасль и специализацию. Также доступна функция загрузки логотипа и поиска двойников, на случай, если данная компания уже есть в базе:

Во вкладке «Основное» всегда высвечивается сумма всех проплат компании (или сумма задолженности) и среднего заказа. Также  здесь можно указать контактные данные (телефон, факс, e-mail, сайт):

В карточке можно указать скидку компании, добавить дополнительное описание, или отметить каким-нибудь цветом:

В правой части вкладки указана информация о сотруднике, за которым закреплена компания, и контакты компании:

Для того, чтобы отредактировать один из контактов, необходимо выделить его и нажать «Открыть», после чего появится карточка контакта:

В поле «Автор» указано имя человека, который первым внес информацию о компании в базу данных. Это помогает избежать возникновения конфликтов между менеджерами. Галочка «Поместить на удаление» помогает менеджерам отметить компании, которые подлежат удалению. При этом менеджер не может сам удалять компании (эта функция закрыта для менеджеров). Таким образом администратор или руководитель просматривает все компании на удаление и сам их удаляет, чтобы никакая информация не была утеряна. Галочка «Отказ» носит информативный характер, она используется в том случае, если какая-либо компания активно отказывается от сотрудничества. В дальнейшем ее могут передать другому менеджеру или удалить из списка потенциальных клиентов:

Чтобы не забыть, откуда взялась информация о компании, можно указать название справочника или сайта в поле «Информация из». Также, можно включить данную компанию в какой-либо проект, это поможет легко найти ее и выделить из общего списка компаний:

Во вкладке «Реквизиты» содержится информация о компании как о юридическом лице. Для того, чтобы открыть окно редактирования данных, можно кликнуть два раза на строку с названием, или выделить ее и нажать «Изменить» в нижней части карточки. Также можно удалить данные о юридическом лице, или добавить новое при помощи кнопок «Добавить» и «Удалить»:

В карточку юридического лица можно ввести название компании, ее юридический адрес и все необходимые данные для банковских оплат (ИНН, КПП, Р/счет, БИК, Банк, К/счет, ОГРН, ОКПО и данные по ИП):

Галочка «Автокавычки» позволяет выводить в общий список компаний только их названия, что значительно облегчает поиск по ним. То есть в общем списке компания, записанная как ООО Меридиан, будет числиться просто как «Меридиан». Галочку можно не ставить, если это не требуется (например, в случае с ИП):

Окно «Действует на основании» необходимо для заполнения соответствующего пункта в договоре между компанией-владельцем издания и компанией-рекламодателем. В поле «Основной поставщик» вводится название юридического лица, на имя которого поступают платежи за рекламу:

Галочка «Временно не работает» ставится тогда, когда все реквизиты компании  заполнены, но на данный момент перечислять на них деньги нельзя (например, когда меняют расчетный счет):

Галочка «Основной» помогает обозначить основное юридическое лицо компании:

Во вкладке «Дополнительные» содержится информация о поставщике. В поле «Получатель» вводится название компании, на счет которой приходят средства (оплата рекламы), а в поле «Адрес грузоотправителя» вводится адрес компании, производящей рекламную газету:

При помощи галочки «По умолчанию» мы отмечаем, что все средства по оплате рекламы принимаются на счет данного юридического лица. То есть, при выписке счетов, программа будет по умолчанию подставлять его данные в карточку счета:

Галочки «Счета» и «Приходники» ставятся, когда нам нужно выписывать счета и принимать приходники на имя данного юридического лица. В поле НДС указывается процент выплачиваемого НДС. В том случае, если НДС не выплачивается, то мы оставляем цифру ноль (если, например, компания работает по упрощенной схеме):

Поле «Идентификатор 1С» существует для экспорта и импорта данных в 1С. Идентификатор присваивается автоматически, но его всегда можно отредактировать с помощью этого поля:

Во вкладке «Адреса» помещается информация для курьеров (доставка документов) и точки распространения газеты (магазины, киоски). Для того, чтобы зайти в окно редактирования адреса, можно кликнуть на него два раза, или выделить и нажать «Изменить адрес» внизу окна. Также можно добавлять и удалять адреса при помощи кнопок «Добавить адрес» и «Удалить адрес»:

В карточку адреса можно ввести не только подробный адрес вместе с указанием метро и индекса, но такую важную информацию для курьера, как график работы компании, телефон, контактное лицо и примечание (например, «первый двор направо»):

Здесь же можно закрепить доставку документов для данной компании за определенным курьером и отметить при помощи галочки «Основной» главный офис компании (или основной адрес для доставки документов):

Во вкладку «Файлы» можно по необходимости загружать сканы учредительных документов компании (ИНН, Свидетельство о регистрации и т. п.), а также, например, логотип компании или образец стандартного договора. Для загрузки необходимо нажать на кнопку с троеточием в правой части поля «Добавить новый файл»:

Вкладка «История» помогает следить за всеми изменениями, которые производятся с данными компании с момента ее создания (отмечается имя сотрудника, который вносил изменения, когда это было и что изменилось). Каждое изменение записывается в виде отдельной строки, при нажатии на которую можно прочитать подробности в нижней части окна. Информацию из этого раздела нельзя удалить, благодаря чему все удаленные или измененные телефоны, адреса и названия всегда можно восстановить из истории. Не подлежат восстановлению только файлы:

Во вкладке «Статистика» можно указать тип компании (Компания, Агентство), категорию ее численности (сколько людей работает в компании) и ее значимость (высокая, средняя, низкая или VIP):

Также можно указать время работы компании и дату ее рождения. Галочка «не изготавливать рекламу» ставится в том случае, если компания всегда сама присылает рекламу (не нуждается в услугах дизайнера):

Остальные поля заполняются автоматически при нажатии на кнопку «Обновить статистику»:

В результате программа показывает общие статистические данные, такие как «Дата следующей задачи», «Баланс» и т. п. и данные по рекламе, такие как «Количество рекламы», «Проплат», «Дата последней публикации» и т. д.:

Для того, чтобы создать компанию (занести в базу данных информацию о новой компании), в разделе «Компании» нажимаем «Новая»:

В верхней части карточки компании можно ввести ее название, статус (клиент, потенциальный клиент, поставщик, партнер, распространение), отрасль и специализацию. Также доступна функция загрузки логотипа и поиска двойников, на случай, если данная компания уже есть в базе:

Во вкладке «Основное» всегда высвечивается сумма всех проплат компании (или сумма задолженности) и среднего заказа. Также  здесь можно указать контактные данные (телефон, факс, e-mail, сайт):

В карточке можно указать скидку компании, добавить дополнительное описание, или отметить каким-нибудь цветом:

В правой части вкладки указана информация о сотруднике, за которым закреплена компания, и контакты компании:

Для того, чтобы отредактировать один из контактов, необходимо выделить его и нажать «Открыть», после чего появится карточка контакта:

В поле «Автор» указано имя человека, который первым внес информацию о компании в базу данных. Это помогает избежать возникновения конфликтов между менеджерами. Галочка «Поместить на удаление» помогает менеджерам отметить компании, которые подлежат удалению. При этом менеджер не может сам удалять компании (эта функция закрыта для менеджеров). Таким образом администратор или руководитель просматривает все компании на удаление и сам их удаляет, чтобы никакая информация не была утеряна. Галочка «Отказ» носит информативный характер, она используется в том случае, если какая-либо компания активно отказывается от сотрудничества. В дальнейшем ее могут передать другому менеджеру или удалить из списка потенциальных клиентов:

Чтобы не забыть, откуда взялась информация о компании, можно указать название справочника или сайта в поле «Информация из». Также, можно включить данную компанию в какой-либо проект, это поможет легко находить их и выделять из общего списка компаний:

Во вкладке «Реквизиты» содержится информация о компании как о юридическом лице. Для того, чтобы открыть окно редактирования данных, можно кликнуть два раза на строку с названием, или выделить ее и нажать «Изменить» в нижней части карточки. Также можно удалить данные о юридическом лице, или добавить новое при помощи кнопок «Добавить» и «Удалить»:

В карточку юридического лица можно ввести название компании, ее юридический адрес и все необходимые данные для банковских оплат (ИНН, КПП, Р/счет, БИК, Банк, К/счет, ОГРН, ОКПО и данные по ИП):

Галочка «Автокавычки» позволяет выводить в общий список компаний только их названия, что значительно облегчает поиск по ним. То есть в общем списке компания, записанная как ООО Меридиан, будет числиться просто как «Меридиан». Галочку можно не ставить, если это не требуется (например, в случае с ИП):

Окно «Действует на основании» необходимо для заполнения соответствующего пункта в договоре между компанией-владельцем издания и компанией-рекламодателем. В поле «Основной поставщик» вводится название юридического лица, на имя которого поступают платежи за рекламу:

Галочка «Временно не работает» ставится тогда, когда все реквизиты компании  заполнены, но на данный момент перечислять на них деньги нельзя (например, когда меняют расчетный счет):

Галочка «Основной» помогает обозначить основное юридическое лицо компании:

Во вкладке «Дополнительные» содержится информация о поставщике. В поле «Получатель» вводится название компании, на счет которой приходят средства (оплата рекламы), а в поле «Адрес грузоотправителя» вводится адрес компании, производящей рекламную газету:

При помощи галочки «По умолчанию» мы отмечаем, что все средства по оплате рекламы принимаются на счет данного юридического лица. То есть, при выписке счетов, программа будет по умолчанию подставлять его данные в карточку счета:

Галочки «Счета» и «Приходники» ставятся, когда нам нужно выписывать счета и принимать приходники на имя данного юридического лица. В поле НДС указывается процент выплачиваемого НДС. В том случае, если НДС не выплачивается, то мы оставляем цифру ноль (если, например, компания работает по упрощенной схеме):

Поле «Идентификатор 1С» существует для экспорта и импорта данных в 1С. Идентификатор присваивается автоматически, но его всегда можно отредактировать с помощью этого поля:

Во вкладке «Адреса» помещается информация для курьеров (доставка документов) и точки распространения газеты (магазины, киоски). Для того, чтобы зайти в окно редактирования адреса, можно кликнуть на него два раза, или выделить и нажать «Изменить адрес» внизу окна. Также можно добавлять и удалять адреса при помощи кнопок «Добавить адрес» и «Удалить адрес»:

В карточку адреса можно ввести не только подробный адрес вместе с указанием метро и индекса, но такую важную информацию для курьера, как график работы компании, телефон, контактное лицо и примечание (например, «первый двор направо»):

Здесь же можно закрепить доставку документов для данной компании за определенным курьером и отметить при помощи галочки «Основной» главный офис компании (или основной адрес для доставки документов):

Во вкладку «Файлы» можно по необходимости загружать сканы учредительных документов компании (ИНН, Свидетельство о регистрации и т. п.), а также, например, логотип компании или образец стандартного договора. Для загрузки необходимо нажать на кнопку с троеточием в правой части поля «Добавить новый файл»:

Вкладка «История» помогает следить за всеми изменениями, которые производятся с данными компании с момента ее создания (отмечается имя сотрудника, который вносил изменения, когда это было и что изменилось). Каждое изменение записывается в виде отдельной строки, при нажатии на которую можно прочитать подробности в нижней части окна. Информацию из этого раздела нельзя удалить, благодаря чему все удаленные или измененные телефоны, адреса и названия всегда можно восстановить из истории. Не подлежат восстановлению только файлы:

Во вкладке «Статистика» можно указать тип компании (Компания, Агентство), категорию ее численности (сколько людей работает в компании) и ее значимость (высокая, средняя, низкая или VIP):

Также можно указать время работы компании и дату ее рождения. Галочка «не изготавливать рекламу» ставится в том случае, если компания всегда сама присылает рекламу (не нуждается в услугах дизайнера):

Остальные поля заполняются автоматически при нажатии на кнопку «Обновить статистику»:

В результате программа показывает общие статистические данные, такие как «Дата следующей задачи», «Баланс» и т. п. и данные по рекламе, такие как «Количество рекламы», «Проплат», «Дата последней публикации» и т. д.:

Комментирование закрыто.