Работа с курьерами и почтой

Составление описи для курьера

Как правило, перед тем, как отправить документы с курьером , бухгалтер или менеджер составляют опись. Также, при отправлении документации через Почту России, когда надо отправить письма или документы сразу по нескольким адресам, то на почте требуют составления сопроводительного письма с указанием списка адресов. Все это можно сделать при помощи программы.

Для того, чтобы составить опись курьеру, в разделе «Задачи» нажимаем на кнопку «Новая доставка»:

Затем, в окне доставки выбираем тип задач «Доставка», дату доставки, компанию, адрес, контактное лицо (сотрудник компании, с которым мы ведем диалог). Можно присвоить конкретной доставке порядковый номер, чтобы разграничить те заказы, которые для нас более приоритетны. В строке состояния, чтобы в статистике отображалась информация о том, что мы отправили курьера, ставим «в процессе выполнения». Также выбираем курьера из списка курьеров компании. Далее нажимаем на «Документы»:

Появится список документов компании, не отмеченных как отправленные. Нажимаем «Ок»:

После того, как мы нажали «Ок», возвращаемся обратно в окно доставки и видим, что в списке документов появился документ (счет):

Также мы можем выбрать издания, которые необходимо отправить, нажимаем на кнопку «Издания»:

В следующем окне мы можем выбрать издания, которые предназначены для отправки курьером клиенту. Серым отмечены уже вышедшие номера изданий и мы выбираем, например, публикацию от 4 октября и нажимаем «Ок»:

Далее в окне доставки появляется информация об издании:

Также если нам необходимо, например, чтобы курьер прибыл с 15.00 до 17.00, то эту информацию можно указать в поле «Примечание»:

На основе всех данных, которые мы вводим, программа формирует опись, которую можно открыть, если мы нажмем на пункт «Доставка»  во вкладке «Группы»:

А затем в меню «Отчеты» выберем пункт «Маршрутный лист»:

В результате программа сформирует список для курьера, где указана компания, адрес и список документов. Дату и подпись проставляет сам клиент:

Также при составлении описей очень удобно пользоваться галочкой «Доставка» в левом поле раздела задач:

При нажатии на нее, в таблице появляются дополнительные колонки, относящиеся к доставке, такие как: «Курьер», «Адрес», «Порядковый номер» и пр.:

Составление сопроводительного письма

Часто, чтобы сэкономить на доставке, компании отправляют документы почтой. При этом на почте, как правило, требуют сопроводительное письмо с указанием списка адресов (в том случае, если их несколько). Чтобы включить список документов и публикаций, которые необходимо отправить клиентам, в опись писем для почты, в карточке задачи в графе «Тип задачи» выбираем пункт «Письмо» и нажимаем «Сохранить»:

Затем в левом поле во вкладке «Группы» удобнее будет заранее нажать на пункт «Письмо», таким образом в таблице будут отображаться только письма:

Далее заходим в «Отчеты» и выбираем пункт «Опись писем»:

В результате мы видим сопроводительное письмо, сформированное на основе имеющихся писем из списка задач программы:

Наклейки на конверты

Для того, чтобы добавить индекс, нажимаем правой кнопкой на задачу и выбираем пункт «Карточка компании» (это можно сделать в любом разделе программы):

Появляется карточка компании, где мы заходим во вкладку «Адреса» и кликаем дважды на любой адрес, или, если у нас ещё нет адресов, то нажимаем на кнопку «Добавить адрес»:

Далее в окне адреса вводим индекс и нажимаем «Ок»:

Затем открываем задачу (письмо) и выбираем из списка адресов тот адрес, к которому мы подписали индекс:

Затем программа сама подставит индекс, который мы ранее вписали к этому адресу:

Далее нажимаем «Сохранить» и заходим в меню «Отчеты» — «Наклейки на конверты»:

В результате программа формирует шаблоны для наклеек на конверты:

Также формируются наклейки под индексы:

В магазинах канцелярских товаров продаются специальные наклейки, которые подходят для принтеров, в результате ничего не надо писать от руки.

Как добавить курьера

Заходим в раздел «Контакты» и нажимаем «Добавить»:

Далее в карточке контактного лица после заполнения всех данных (имя, фамилия, телефон и пр.), ставим галочку напротив опции «Сотрудник» и в качестве типа сотрудника выбираем «Курьер»:

Наконец, в карточке доставки (раздел «Задачи»), наш курьер появится в списке выбора курьеров:

Комментирование закрыто.