Режим редактирования бланков

Режим редактирования бланков

Режим редактирования бланков позволяет исправлять и вносить изменения в бланки не заходя в меню «Справочники». Например, если мы находимся в разделе «Документы» и нам надо внести изменения в один из счетов, то мы открываем «Настройки» и включаем режим редактирования бланков:

При этом внизу страницы появится красная надпись «Режим редактирования бланков активен»:
Далее мы просто выделяем нужный счёт и нажимаем «Изменить»:
Появляется карточка счета, где мы нажимаем «Печать»:
В результате появляется окно редактирования счета:
Этот способ хорош на тот случай, если мы хотим по-быстрому внести изменения в текущий бланк.

Мы можем сделать наш шаблон крупнее или мельче, поставить свой логотип и т. п.:

 
Например, нам нужно, чтобы на бланке счета всегда был логотип компании. Для этого мы сначала освобождаем для него место:
Наводим курсор так, чтобы он принял вид двойной стрелки, на линию заголовка (Header):
Затем «перетаскиваем» эту линию чуть ниже:
Затем выделяем все оставшиеся элементы в верхней части бланка и также перемещаем их вслед за линией заголовка. После того, как все элементы выделены, мы можем «перетаскивать» их как с помощью курсора, так и пользуясь стрелочками на клавиатуре.
Затем нажимаем на иконку «Picture» на панели слева и программа предлагает нам наметить область размещения нашего логотипа:
Затем, как только мы наметили область, необходимо кликнуть на неё два раза и в появившемся окне нажать на кнопку «Load» и загрузить файл с логотипом:
Нажать «Ок»:
Таким образом наш логотип появился на шаблоне бланка:
Далее мы нажимаем «Сохранить»:
Теперь все акты выполненных работ будут иметь такой вид. Точно так же можно отредактировать любые другие данные в шаблоне.
Этот способ хорош на тот случай, если мы хотим по-быстрому внести изменения в текущий бланк.

Добавление произвольного размера в прайс-лист

Заходим под Администратором
Открываем меню Справочники — Цены — Прайсы:
Открытие прайса

Добавляем новый элемент прайса для каждой категории цен:
Произвольный элемент прайса

Вводим:

  • название
  • описание
  • категорию цены
  • стоимость (любую)
  • размер по X и Y
  • площадь
  • ставим галочку «разрешить редактирование цены»

Настройка справочника дат

Для того, чтобы настроить справочник дат выходов издания:

1. Заходим в «Справочники» и выбираем пункт «Даты выходов»:

2. Выбираем издание из списка, например, «Питерские объявления»:

На данный момент ещё не указано ни одной даты выхода, поэтому таблица дат выходов представлена пока только в виде заголовков столбцов.

3. Добавляем серию выходов. Выходы можно добавлять поодиночке через кнопку «Добавить», или при помощи меню установки серий выходов в правом верхнем углу окна:

Чтобы добавить серию выходов, вводим дату первого выхода в окно «День недели выхода». Удобнее всего при этом нажать на чёрный треугольник справа от окна, появится календарь:

Также вводим номер прайса и номер выхода, нажимаем «Установить даты выходов»:

Таким образом мы добавили серию выходов, и программа автоматически заполнила  таблицу:

Добавление и удаление дат выходов

Для того, чтобы удалить дату выхода, например, 7 мая,  необходимо выделить её и нажать на кнопку «Удалить»:

При этом, после удаления даты выхода, исчезнет и номер выхода. Чтобы восстановить нумерацию, необходимо нажать «Перенумеровать выбранные даты, начиная с 1″ :

Для того, чтобы добавить дату выхода, например, 26 декабря, нажимаем «Добавить»:

В появившейся карточке даты выхода выбираем издание, вводим номер даты выхода и саму дату. Если мы ещё не добавляли прайс, то его мы пока указать не можем:

Таким образом мы добавили дату выхода 26 декабря под номером 51:

После того, как мы добавим прайс, мы сможем указать его для конкретного номера.

См. «Добавление прайса».

Редактирование категорий стоимости

Цены на публикацию рекламы могут делиться на несколько категорий, например, «Первая полоса», «Последняя полоса», «Цветные полосы» и т. п. Как правило, в издании используют несколько таких категорий.

Для того, чтобы отредактировать категории стоимости:

1. Заходим в «Справочники» и выбираем пункт «Категории стоимости»:

2. В окне категорий стоимости нажимаем «Добавить»:
3. Вводим название новой категории, например, «ТВ Программа», вводим номер категории, ставим галочку напротив того формата рекламы, на который мы выставляем категорию стоимости. Если мы укажем конкретное издание, например «Питерские объявления», то данная категория стоимости будет применяться только по отношению к этому изданию. Нажимаем «Ок»:
Таким образом новая категория стоимости теперь отображается в списке всех категорий:

Создание издания

Для того, чтобы создать новое издание:

1. Заходим в «Справочники» и выбираем пункт «Издания»:

2. Во всплывшем окне нажимаем «Добавить»:

3. В Карточке издания вводим номер издания, название, выбираем один из универсальных форматов строк. Также ставим галочки напротив тех форматов рекламы, которые мы собираемся публиковать (модули, строки, баннеры). Нам будут доступны только те форматы, напротив которых мы поставим галочку:

См. «Настройка модулей издания».

Таким образом наше издание, которое мы назвали «Питерские объявления», появилось в списке изданий под номером 5:

Добавление прайса

Как правило, прайсов у издания несколько и периодически появляется необходимость добавлять новые прайсы. Это связано с тем, что в один год цены на рекламу могут быть одни, а в другой год другие. Также, это происходит благодаря акциям компаний, во время которых действуют специальные ценовые предложения.

Для создания нового прайса заходим в «Справочники» и выбираем пункт «Прайсы»:

В появившемся окне выбираем издание, например, «Питерские объявления» и нажимаем «Добавить»:

Обратите внимание, что при добавлении прайса продукта в левой части необходимо было бы выбрать пункт «Продукты» вместо «Реклама»:

В карточке прайса вводим название и номер прайса (например, 1). Также можно ввести «Дату начала» и «Дату завершения», то есть период действия прайса. Нажимаем «Сохранить»:

Нажимаем «Добавить» в левом нижнем углу окна:

В появившейся карточке изменения цены выбираем тип (формат) рекламы, например, «модуль», указываем название (в нём может содержаться информация о размерах), например, «5×5», выбираем категорию цены из списка (например, «Первая полоса»), издание (например, «Питерские объявления») назначаем цену, указываем размер x, размер y, минимальных (См. «Настройка модулей издания»). Нажимаем «Сохранить»:

Таким образом мы добавили прайс, в котором указано, что стоимость одного модуля размером пять на пять составляет 100 рублей для первой полосы:

 Отображение прайса

Все прайсы, которые мы создаём, отображаются в тех разделах программы, где это предусмотрено. Например, при внесении новой рекламы в номер:

Заходим в раздел «Реклама» и нажимаем на кнопку «Новое»:

Выбираем тип рекламы — «Модуль»:

В появившемся окне указываем издание, компанию:

Затем, при помощи кнопки «Выбрать», указываем номера издания:

Также, в «Категории цены», нажимаем «Первая полоса», после чего мы сразу можем видеть наш прайс:

Настройка модулей издания

В самом начале, при добавлении издания, мы задаем основные настройки верстки.

Сначала задаем пути для верстки: Настройка путей для верстки

В карточке издания (меню «Справочники» — «Издания») заходим во вкладку «Верстка». Здесь нам нужно указать «Размер блока X» и «Размер блока Y»:

В данном случае при помощи показателей «X» и «Y» предлагается задать размеры для минимального модуля (X — ширина, Y — высота), то есть самого маленького модуля, который будет размещаться в журнале.

Этот модуль также будет использоваться в качестве единицы измерения для других, более крупных модулей, размер которых рассчитывается по количеству этих «минимальных» модулей:

При расчете размеров модулей учитывается не только объем минимального модуля, но и так называемые разделители, то есть расстояние между минимальными модулями на полосе:

Как и в обычном математическом графике, «X» представляет горизонталь, а «Y» вертикаль.

В программе мы отдельно задаем размеры разделителей по вертикали и по горизонтали:

При этом формула, по которой можно вычислить ширину большого модуля (состоящего из двух и более минимальных), выглядит так:

Ширина минимального модуля * на количество мин. модулей (внутри большого) + (Ширина разделителя * на количество разделителей – 1).

Например, наш модуль состоит из трех минимальных. Чтобы рассчитать его ширину, мы умножаем ширину минимального модуля на 3, прибавляем еще 3 ширины разделителей и отнимаем 1, так как разделителей всегда на 1 меньше, чем минимальных модулей:

Также нам необходимо указать количество строк и столбцов на полосе:

Строка представляет собой горизонтальный ряд, состоящий из минимальных модулей, а столбец — вертикальный:

В карточке можно указать отступы для полосы — слева, справа, верх, низ:

Разбивка отступов на четные и нечетные связана с наличием четных и нечетных полос в журнале, так как часто бывает, что настройки отступов четных и нечетных страниц прямо противоположны (например, когда отступ от корешка журнала больше отступа от края страницы).

Если мы зайдем во вкладку «Стили InDesign», то при помощи галочки «Использовать цвета строк» можно разрешить или запретить использование различных цветов (стилей) в строчных объявлениях (даже если цвет объявления или фона выбран, программа не формирует специфические стили для каждого цвета). Галочка «Сначала выделенные строки» в свою очередь перемещает все строчные объявления, выделенные полужирным шрифтом, в начало рубрики:

Изменение паролей сотрудников

Для того, чтобы изменить пароль сотрудника, заходим в раздел «Контакты» и в левой части делаем группировку по сотрудникам, чтобы легче было найти нужного. Также можно нажать кнопку «Все контакты», чтобы программа отображала в том числе сотрудников, добавленных другими пользователями:

Далее выделяем нужный пункт и нажимаем «Изменить», или просто щелкаем по нужному пункту два раза:

Наконец, в карточке контакта вводим новый пароль и нажимаем «Ок»:

См. также статьи по созданию и удалению сотрудников.

Удаление сотрудников

Для того, чтобы удалить сотрудника, заходим в раздел «Контакты» и в левой части делаем группировку по сотрудникам, чтобы легче было найти нужного. Также нажимаем кнопку «Все контакты», чтобы программа отображала в том числе сотрудников, добавленных другими пользователями:

Далее просто выделяем нужный пункт и нажимаем «Удалить»:

Подтверждаем удаление:

См. также статьи по созданию новых сотрудников, изменению пароля сотрудников и созданию новых сотрудников

Даты закрытия изменений

Программа позволяет установить даты закрытия изменений актов, счетов, договоров, платежей и рекламы. Это значит, что можно установить дату, после которой уже невозможно будет внести изменения, например, в рекламу, созданную в этот день и раньше. Данное ограничение устанавливается администратором, в карточке контактного лица которого есть галочка «Доступ к изменению дат закрытия».

Разрешение доступа к изменению дат закрытия

Для того, чтобы предоставить такой доступ, заходим в раздел «Контакты» и выбираем группу «Сотрудники» в левой части экрана, в результате чего в таблице будут показаны только сотрудники:

Заходим в карточку администратора, которому хотим открыть доступ к функции — нажимаем два раза на строку, или выделяем ее и нажимаем «Изменить»:

В самой карточке заходим во вкладку «Дополнительно» и ставим галочку «Доступ к изменению дат закрытия» и «Ок»:

Установка дат закрытия изменений

Для того, чтобы установить даты закрытия изменений, из любого раздела заходим в «Настройки» и нажимаем «Даты закрытия»:

Например, устанавливаем везде 5 декабря. Это значит, что документы и реклама, датированные этим днем и ранее будут заблокированы для изменений:

Теперь можно увидеть, что в этих документах заблокированы основные кнопки, позволяющие вносить изменения.

Заблокированный акт:

Заблокированный платеж:

Заблокированный модуль:

История изменений

Программа запоминает кто и когда устанавливал даты закрытия изменений, и какие именно даты. Чтобы посмотреть историю изменений, необходимо снова зайти в «Настройки» — «Даты закрытия» и нажать на ссылку «История изменений»:

Появится окно со списком изменений в виде отдельных строк. При нажатии на любую из них в нижней части окна высвечивается подробная информация по каждому изменению: